Satın Alma ve İdari İşler Uzmanı / Procurement and Admin Officer

Satın Alma ve İdari İşler Uzmanı

GENEL TANIM:

Satın Alma ve İdari İşler Sorumlusu, Islamic Relief Türkiye operasyonlarını desteklemek amacıyla satın alma, idari işler, lojistik ve operasyonel destek süreçlerinin etkin şekilde yürütülmesinden sorumludur. Bu pozisyon, satın alma faaliyetlerinin, ofis yönetimi süreçlerinin ve destek hizmetlerinin kurum politika ve prosedürleri, bağışçı gereklilikleri ve ilgili mevzuata uygun olarak etkin şekilde yürütülmesini sağlar.

 

POZİSYONUN AMACI:

Kurum operasyonlarının kesintisiz şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla satın alma, lojistik, idari işler ve destek hizmetlerini Islamic Relief Türkiye politika ve prosedürleri doğrultusunda etkin, şeffaf ve hesap verebilir şekilde yönetmektir.
Bu pozisyon, görevlerini departman müdürünün yönetimi ve denetimi altında yürütür ve doğrudan departman müdürüne rapor verir

 

Başlıca Görev ve Sorumluluklar:

a) Satın Alma Yönetimi

• Satın alma süreçlerini, ihtiyaç talebinin oluşturulmasından satın alma işleminin tamamlanmasına kadar olan tüm aşamalarda Islamic Relief Türkiye satın alma politika ve prosedürlerine, bağışçı gerekliliklerine ve ilgili mevzuata uygun şekilde koordine etmek.

• Departmanlardan gelen satın alma taleplerini incelemek; gerekli onayların, teknik bilgilerin, bütçe bilgilerinin ve destekleyici belgelerin tamamlanmasını sağlamak.

• İlgili departmanlarla koordinasyon içerisinde proje satın alma planlarının hazırlanmasına destek olmak ve satın alma faaliyetlerinin proje uygulama takvimleriyle uyumlu şekilde yürütülmesini sağlamak.

• Düzenli piyasa araştırmaları yapmak, uygun tedarikçileri belirlemek, fiyat analizleri gerçekleştirmek ve kurum için en uygun maliyet-fayda dengesini sağlamak.

• Teklif toplama süreçlerini (RFQ), ihale süreçlerini, teklif değerlendirme dokümanlarını ve satın alma değerlendirme süreçlerini ilgili prosedürlere uygun şekilde yürütmek.

• Satın alma dosyalarının; teklifler, değerlendirme formları, sözleşmeler, sipariş belgeleri ve diğer destekleyici dokümanlarla birlikte eksiksiz şekilde hazırlanmasını ve arşivlenmesini sağlamak.

• Tedarikçi veri tabanını güncel tutmak, tedarikçi değerlendirme ve gerekli uygunluk kontrollerine destek olmak.

• Tedarikçilerle şeffaf, etik ve profesyonel ilişkiler yürütmek.

• Finans, Program ve talep sahibi departmanlarla koordinasyon sağlayarak satın alma süreçlerinde yaşanan sorunların çözümüne katkıda bulunmak.

• Devam eden ve planlama aşamasındaki projelere ilişkin satın alma ve idari işler bütçelerinin planlanması ve hazırlanmasına destek olmak; bütçe kullanımını ve harcamaları takip etmek, ilgili birimlerle etkin koordinasyon sağlayarak projelerin zamanında uygulanmasına katkıda bulunmak

• Gerektiğinde acil durum satın alma süreçlerini ilgili prosedürlere uygun şekilde desteklemek.

b) Lojistik Yönetimi

• Program uygulamalarını desteklemek amacıyla ulaşım, teslimat, malzeme hareketleri ve diğer lojistik ihtiyaçların koordinasyonunu sağlamak.

• Depo, stok ve envanter yönetimi süreçlerine destek olmak; giriş-çıkış hareketlerinin uygun şekilde kayıt altına alınmasını sağlamak.

• Malzeme ve ekipmanların zamanında temini ve ilgili noktalara ulaştırılması için gerekli koordinasyonu sağlamak.

• Dağıtım faaliyetleri ve saha operasyonlarına yönelik lojistik planlama süreçlerine destek olmak.

• Operasyonel süreçlerde karşılaşılan ihtiyaç ve riskleri takip ederek yöneticisine bildirmek ve çözüm önerileri geliştirmek.

• Kurum personelinin yurt içi ve yurt dışı görev seyahatlerine ilişkin uçak bileti, konaklama, araç transferi, vize ve diğer seyahat organizasyonlarını planlamak, koordine etmek ve ilgili rezervasyon süreçlerini yürütmek.

 

c) Ofis ve Bina Yönetimi:

• Ofislere ilişkin kira sözleşmeleri, bakım ve hizmet sözleşmeleri, elektrik, su, doğal gaz, internet, telefon ve benzeri idari hizmetlerin koordinasyonunu sağlamak; ilgili hizmet sağlayıcılarla ilişkileri yürütmek ve bu hizmetlerin kesintisiz şekilde devam etmesini takip etmek

• Ofis bakım, onarım, teknik hizmetler, temizlik hizmetleri, elektrik, su ve diğer hizmet sağlayıcılarla ilgili süreçleri takip etmek.

• Ofis sarf malzemeleri ve idari ihtiyaçların planlanmasını, temin edilmesini ve uygun şekilde yönetilmesini sağlamak.

• Personel, ziyaretçi ve organizasyonlara yönelik seyahat, konaklama, toplantı ve etkinlik organizasyonlarına destek olmak.

• Toplantı, eğitim, çalıştay ve kurumsal etkinliklerde gerekli idari hazırlıkları koordine etmek.

• İdari kayıt sistemlerinin ve dosyalama süreçlerinin düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak

• İnsan Kaynakları Departmanı ile koordinasyon içerisinde, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı ile kurum politika ve prosedürleri kapsamında ofislerde alınması gereken iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerinin yerine getirilmesine destek sağlamak; acil çıkışlar, yangın güvenlik ekipmanları, elektrik tesisatı, güvenlik ve kamera sistemleri ile diğer ofis güvenlik altyapılarının bakım, periyodik kontrol ve işlerliğinin takibini yapmak.

 

d) Demirbaş ve Malzeme Yönetimi

• Islamic Relief Türkiye varlık yönetimi prosedürlerine uygun olarak kurum varlıklarının etkin şekilde yönetilmesini sağlamak.

• Tüm varlıkların kayıt altına alınması, etiketlenmesi, zimmetlenmesi ve kullanım sürecinin takip edilmesini sağlamak.

• Varlık kayıt listesinin güncel tutulmasını ve düzenli fiziksel varlık kontrollerinin yapılmasını desteklemek.

• Varlık transferi, elden çıkarma ve raporlama süreçlerini ilgili prosedürlere uygun şekilde takip etmek.

• Değerli ekipman ve takip edilmesi gereken malzemelerin uygun şekilde kayıt altına alınmasını sağlamak.

 

e) Destek Personellerinin Koordinasyonu

• Admin Departmanı altında görev yapan şoför ve temizlik personellerinin günlük görev koordinasyonunu sağlamak.

• Destek personellerinin görev dağılımlarını yapmak ve verilen görevlerin etkin şekilde yerine getirilmesini takip etmek.

• Şoförlerin görev planlamasını, ulaşım ihtiyaçlarını ve araç kullanım süreçlerini koordine etmek.

• Temizlik ve ofis destek hizmetlerinin kurum hijyen ve çalışma standartlarına uygun şekilde yürütülmesini takip etmek.

• İnsan Kaynakları Departmanı ile koordineli olarak bağlı personelin devam durumu, izin planlaması, fazla mesai, Devam Çizelgeleri(timesheet) kayıtları ve performans takip süreçlerinin yürütülmesine destek olmak.

 

Aday Profili

a) Deneyim

• Satın alma, idari işler, lojistik veya operasyon alanlarında tercihen 3-5 yıl profesyonel deneyime sahip olmak.

• Tercihen sivil toplum kuruluşları (STK), vakıf, dernek veya uluslararası insani yardım kuruluşlarında çalışma deneyimine sahip olmak.

• Fonlu projelerde satın alma ve idari süreçlerin yürütülmesi konusunda deneyim sahibi olmak tercih sebebidir.

 

b) Yetkinlikler

• Satın alma, idari işler ve operasyon süreçlerini etkin şekilde planlama, koordine etme ve takip etme becerisine sahip olmak.

• Güçlü organizasyon, planlama ve zaman yönetimi becerilerine sahip olmak; birden fazla görevi etkin şekilde yönetebilmek.

• Tedarikçi yönetimi, müzakere ve paydaşlarla etkili iletişim kurma becerisine sahip olmak.

• Güçlü raporlama ve dokümantasyon becerilerine sahip olmak; satın alma ve idari süreçlere ilişkin kayıtları düzenli tutabilmek ve gerekli raporları zamanında hazırlayabilmek.

• Analitik düşünme, problem çözme ve sonuç odaklı çalışma becerisine sahip olmak.

• Takım çalışmasına yatkın, yüksek etik değerlere, gizlilik ve hesap verebilirlik ilkelerine bağlı çalışmak.

 

c) Eğitim

• İşletme, İktisat, Uluslararası Ticaret, Lojistik, Tedarik Zinciri Yönetimi, Kamu Yönetimi, Endüstri Mühendisliği veya ilgili bölümlerden en az lisans mezunu olmak.

 

d) Dil

• Türkçeyi ana dil seviyesinde, İngilizceyi ise ileri düzeyde yazılı ve sözlü olarak kullanabilmek.

 

Ek Gereklilikler

• Bu pozisyon yalnızca Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan adaylara açıktır. Islamic Relief Türkiye, herhangi bir şekilde çalışma ya da oturma izni desteği sağlamamaktadır.

• Pozisyonun operasyonel gereklilikleri nedeniyle İstanbul’da ikamet etmek tercih edilir.

Not: Başvurular sürekli değerlendirme yöntemiyle incelenecek olup, uygun aday bulunması durumunda pozisyon erken kapanabilir. Bu nedenle, ilgilenen adayların başvurularını en kısa sürede yapmaları önemle tavsiye edilir.

 

---

 

ENG:

Procurement and Admin Officer

 

JOB SUMMARY

The Procurement and Admin Officer is responsible for supporting Islamic Relief Türkiye operations through the effective coordination of procurement, administrative, logistics, and operational support functions. This position ensures that procurement activities, office administration, and support services are delivered efficiently and in compliance with organizational policies, procedures, donor requirements, and applicable legislation.

 

OBJECTIVE OF THE POSITION

To ensure that Procurement and Admin functions are managed effectively, transparently, and in compliance with Islamic Relief Türkiye policies and procedures, while providing reliable operational support to programme and support departments.
This position carries out its responsibilities under the direction and supervision of the head of the department and reports directly to the head of the department.

 

Main Duties and Responsibilities:

a) Procurement Management:

• Manage and coordinate procurement processes from the identification of needs until the completion of procurement activities, ensuring that all processes are implemented in accordance with Islamic Relief Türkiye procurement policies, standard operating procedures, donor requirements, and applicable regulations.

• Review procurement requests submitted by departments and ensure that required approvals, specifications, budget information, quotations, and supporting documentation are complete before initiating procurement actions.

• Support departments in developing procurement plans and ensure that procurement activities are aligned with project implementation timelines and operational priorities.

• Conduct regular market assessments, supplier research, and price analysis to identify suitable suppliers, evaluate market conditions, and ensure value for money.

• Manage quotation processes including Request for Quotations (RFQ), tender processes, supplier comparisons, and procurement evaluation documentation in accordance with approved thresholds and procedures.

• Ensure that procurement files, contracts, agreements, purchase orders, quotations, evaluations, and related documentation are properly maintained and organized for internal and external audit requirements.

• Maintain and regularly update supplier databases, supporting supplier assessment, due diligence processes, and supplier performance monitoring.

• Establish and maintain professional and ethical relationships with suppliers and service providers while ensuring compliance with Islamic Relief’s procurement principles.

• Coordinate with Finance, Programme, and requesting departments to resolve procurement-related issues and ensure timely completion of procurement activities.

• Support the planning and preparation of procurement and administration budgets for ongoing and upcoming projects, monitor budget utilization and expenditure, and ensure effective coordination with relevant departments to facilitate timely project implementation.

• Provide support during emergency response procurement activities when required and ensure that emergency procurement procedures are properly followed.

 

b) Logistics Management

• Support the coordination of logistics activities required for programme implementation, including transportation arrangements, movement of goods, delivery coordination, and operational support requirements.

• Ensure that logistics documentation related to deliveries, transportation, stock movements, and operational activities is properly maintained.

• Coordinate with relevant departments to ensure timely availability and delivery of materials, equipment, and supplies required for programme activities.

• Support the planning and coordination of distribution-related logistics activities when required.

• Monitor operational requirements and identify logistics challenges, providing recommendations and solutions to the Operations Manager.

• Plan, coordinate, and manage official travel arrangements for staff, including flight bookings, accommodation, airport transfers, visa processes, and other travel-related services in accordance with organizational policies and procedures.

 

c) Office and Facility Management:

• Coordinate office rent agreements, maintenance and service contracts, utility services (including electricity, water, natural gas, internet, and telephone), and other administrative services; maintain effective communication with service providers and ensure the uninterrupted delivery of these services.

• Coordinate office services including maintenance, repairs, utilities, cleaning services, and other facility-related requirements.

• Ensure that office supplies, stationery, and administrative materials are properly planned, available, and managed efficiently.

• Coordinate travel arrangements, accommodation bookings, transportation requirements, and logistical support for staff, visitors, and organizational events.

• Support the organization of meetings, workshops, trainings, and other institutional activities by coordinating necessary administrative arrangements.

• Maintain proper administrative records, filing systems, and documentation procedures to ensure efficient information management.

• In coordination with the Human Resources Department, support the implementation of office Occupational Health and Safety (OHS) measures in accordance with applicable legislation and organizational policies and procedures; monitor the maintenance, periodic inspections, and operational readiness of emergency exits, fire safety equipment, electrical installations, security and CCTV systems, and other office safety infrastructure.

 

d) Asset Management

• Ensure that Islamic Relief Türkiye assets are managed in accordance with approved asset management procedures and donor requirements.

• Maintain accurate and updated asset registers, ensuring that all assets are properly recorded, tagged, assigned to responsible users, and tracked throughout their lifecycle.

• Support regular physical verification of assets and ensure that any discrepancies are identified, documented, and reported.

• Coordinate asset transfer, disposal, and write-off processes in accordance with organizational procedures.

• Ensure that attractive items and equipment are properly recorded, monitored, and reported.

 

e) Supervision of Support Staff and Operational Services

• Provide daily supervision, guidance, and coordination to drivers and cleaning personnel under the Admin Department.

• Develop and monitor daily task assignments to ensure that support services are delivered effectively and according to organizational standards.

• Coordinate transportation schedules, vehicle requirements, and driver assignments according to operational priorities.

• Monitor cleaning and office support services to ensure appropriate hygiene, safety, and workplace standards are maintained.

• Support the management of attendance, leave planning, overtime records, timesheets, and performance monitoring processes of supervised staff in coordination with the Human Resources Department.

 

Qualifications

a) Experience

• Preferably 3–5 years of professional experience in procurement, administration, logistics, or operations.

• Previous experience working with NGOs, foundations, associations, or international humanitarian organizations is considered an asset.

• Experience in managing procurement and administrative processes under donor-funded projects is preferred.

 

b) Skills and Competencies

• Demonstrated ability to effectively plan, coordinate, and oversee procurement, administrative, and operational processes.

• Strong organizational, planning, and time management skills, with the ability to manage multiple tasks simultaneously.

• Excellent supplier management, negotiation, and stakeholder communication skills.

• Strong reporting and documentation skills, with the ability to maintain accurate procurement and administrative records and prepare timely reports.

• Strong analytical thinking, problem-solving, and results-oriented approach.

• A collaborative team player with a high level of integrity, professionalism, confidentiality, and accountability.

 

c) Education

• Bachelor’s degree in business administration, Economics, International Trade, Logistics, Supply Chain Management, Public Administration, Industrial Engineering, or a related field.

 

d) Language

• Native-level proficiency in Turkish and advanced proficiency in written and spoken English.

 

e) Additional Requirements

• This position is open exclusively to citizens of the Republic of Türkiye. Islamic Relief Türkiye does not provide support for work or residence permits.

• Residency in Istanbul is preferred due to the operational requirements of the role.

 

Note: Applications will be reviewed on a rolling basis and the vacancy may be closed before the advertised closing date once a suitable candidate has been identified. Therefore, interested applicants are strongly encouraged to submit their applications as early as possible.