OCW Associate – Yetim Birimi Asistanı

 

Job Title	Orphans and Child Welfare Associate
Department	Orphans Department
Location	İstanbul

 

 TR:

Pozisyonun Amacı ve Kapsamı

OCW Asistanı; Türkiye’de yürütülen “Yetim Sponsorluk Projesi”nin sorunsuz ve başarılı bir şekilde uygulanmasına, OCW Sorumlusu (Orphans and Child Welfare Officer) ile iş birliği içerisinde destek olmaktan sorumludur.

 

Temel Görev ve Sorumluluklar

• Türkiye’de yürütülen yetim sponsorluk programının IRTR politika ve prosedürleri doğrultusunda uygulanmasına destek olmak.
• Mutabık kalınan bölgelerde yetim programlarının sürdürülebilir ve yönetilebilir şekilde geliştirilmesine yönelik çalışmalarda OCW Sorumlusu’na destek olmak.
• Yetim Programına’na ilişkin tüm ilerleme raporlarının hazırlanması ve mutabık kalınan süreç ve son teslim tarihlerine uygun olarak ilgili paydaşlarla paylaşılması konusunda OCW Sorumlusu’na destek olmak.
• Yetimlere yönelik sponsorluk ödemeleri ve diğer yardım süreçlerinde OCW Sorumlusu’na destek olmak.
• İhtiyaçlar doğrultusunda program faaliyetlerinin tasarlanması ve uygulanmasında OCW Sorumlusu’na destek olmak.
• Yetimlere ve ailelerine ilişkin tüm verilerin arşivlenmesinden ve gizliliğinin korunmasından sorumlu olmak.
• Yeni yetim ailelerini ziyaret ederek proje kapsamında kayıt işlemlerini gerçekleştirmekten sorumlu olmak.
• Yeni yetim ailelerine ilişkin bilgileri sisteme yüklemekten sorumlu olmak.
• Sponsorluk kapsamındaki yetimlerin kişisel ve biyografik bilgilerinin sistem üzerinde güncellenmesinden sorumlu olmak.
• Diğer sponsorluk kapsamındaki yetim ailelerinin ihtiyaçlarını ziyaretler yoluyla takip etmek ve tespit edilen ihtiyaçları değerlendirilmek üzere bağlı olduğu yöneticiye sunmak.
• Sponsorluk kapsamındaki yetimlerin akademik başarılarını takip etmek ve akademik gelişimlerini desteklemek amacıyla çevrim içi motivasyon faaliyetleri önermek.
• Yetimlere ilişkin ilerleme raporlarını hazırlamak ve sisteme yüklemekten sorumlu olmak.
• Yetim Sponsorluk Programı’nın tanıtım ve kaynak geliştirme çalışmalarını desteklemek amacıyla yetimlere ilişkin vaka çalışmalarını hazırlamak.
• Yetim dosyalarının ve dokümantasyonunun, IRTR politikaları doğrultusunda gerekli temel belgeleri içerecek şekilde düzenli olarak tutulmasından sorumlu olmak.
• Yönetim tarafından ihtiyaç doğrultusunda verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 

Bilgi, Deneyim ve Nitelikler

• Üniversite veya yükseköğretim kurumlarının ilgili bölümlerinden mezun olmak; Sosyal Hizmet, Psikoloji, Çocuk Gelişimi, Sosyoloji, Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık, İslami İlimler, Kalkınma Çalışmaları veya ilgili alanlardan mezuniyet tercih sebebidir.
• Dinamik ve değişken bir çalışma ortamına uyum sağlayabilmek ve yoğun iş temposunda çalışabilmek.
• Hak sahipleriyle sürekli ve etkili iletişim kurabilme becerisine sahip olmak.
• Belirlenen süreler doğrultusunda düzenli olarak rapor yazma ve rapor hazırlama becerisine sahip olmak.
• Güçlü iletişim ve zaman yönetimi becerilerine sahip olmak; ilgili eğitimlere veya kurslara katılım sertifikalarına sahip olmak tercih sebebidir.
• Tercihen en az bir yıl iş deneyimine sahip olmak; sivil toplum kuruluşlarında, özellikle yetimlerle ilgili çalışmalarda deneyim sahibi olmak tercih sebebidir.
• Kadın adaylara öncelik verilmektedir.

 

Dil Becerileri

Türkçe ana dil düzeyinde yetkinliğe sahip olmak; İngilizceyi yazılı ve sözlü iletişim, raporlama ve iş süreçlerinde etkin bir şekilde kullanabilecek ileri düzeyde İngilizce bilgisine sahip olmak.

 

Bilgi Teknolojileri Becerileri

• Günlük iş süreçlerinde kullanılan dijital araçları ve bilgisayar uygulamalarını etkin şekilde kullanabilmek.
• Yapay zekâ (AI) ve dijital araçları bilgiye erişim, araştırma, veri analizi ve günlük iş süreçlerini desteklemek amacıyla etkin ve sorumlu şekilde kullanabilmek.
• Microsoft Office programlarına ve proje yönetimi ile raporlama süreçlerinde kullanılan gerekli yazılımlara hâkim olmak.
• Excel ve Word programlarını etkin şekilde kullanabilmek.

 

Kişisel Yetkinlikler 

• İslami ve insani değerlere duyarlılık göstermek; Islamic Relief’in vizyon, misyon ve değerlerine bağlılık göstermek.
• Dürüst ve güvenilir olmak.
• Saygılı ve esnek bir çalışma yaklaşımına sahip olmak.
• Kültürel farklılıklara karşı duyarlı, saygılı ve farkındalığı yüksek olmak; güçlü bir iş ahlakı sergilemek.

 

Ek Gereklilikler.

• Pozisyonun operasyonel gereklilikleri nedeniyle İstanbul’da ikamet etmek tercih edilir.

 

Not: Başvurular sürekli değerlendirme yöntemiyle incelenecek olup, uygun aday bulunması durumunda pozisyon erken kapanabilir. Bu nedenle, ilgilenen adayların başvurularını en kısa sürede yapmaları önemle tavsiye edilir.

 

—

ENG:

Purpose of the position and scope

Orphans and Child Welfare Associate in Turkey: responsible for the smooth and successful to assist implementation of the One-to-One Program ” orphans sponsorship project ” in Turkey in cooperation with Orphans and Child Welfare Officer.

 

Main Duties and Responsibilities

• Assist in the implementation of an orphan sponsorship program in Turkey in line with IRTR policies and procedures.
• Assist the Orphans and Child Welfare Officer on the sustainable and manageable expansion of the orphans’ programs within the agreed regions.
• Assist Orphans and Child Welfare Officer to prepare all progress reports of the Orphans Welfare Program and share them with partners as per the agreed process and deadlines.
• Assist the Orphans and Child Welfare officer in sponsoring disbursing and other aids to the Orphans.
• Assist the Orphans and Child Welfare officer in designing and implementing Program activities as needed.
• Responsible for archiving all data of orphans and their families and maintaining their confidentiality.
• Responsible for visiting the new orphans families to register them in the project.
• Responsible for uploading the information for the new orphans families in the system.
• Responsible for updating the sponsored orphans’ bio-data in the system.
• Responsible for following up on the needs of other sponsored orphan families by visiting them and submitting them to the line manager for study.
• Responsible for following up on the academic achievement of the sponsored orphans and suggesting online motivational activities for their academic development.
• Responsible to prepare and upload orphans progress reports in the system.
• Responsible to write orphan case studies to support the marketing and fundraising for the OSP.
• Responsible to maintain orphan’s files and documentation, with key documentation according to IRTR policies.
• Responsible to perform any other duties as and when required by the management.

 

Knowledge, Experience, and Qualifications

• Must be a graduate from any university or institute, and priority is given to the following departments: development studies, social worker, Islamic, psychology, business management, English, or relevant qualification is desirable.
• Ability to respond to a dynamic and changing environment and ability to work under pressure.
• Ability to communicate effectively with rights holders permanently.
• Skills in writing and preparing reports periodically with commitment to the specified time frames.
• Communication and time management skills and priority is given to those who have certificates to attend related courses.
• Preferred to have at least one year of experience in any work, and priority is given to those who have experience in the work of organizations, especially with the orphans.
• Female is required.

 

Language

• Native-level proficiency in Turkish; advanced proficiency in English, with the ability to use English effectively in written and verbal communication, reporting, and work-related processes.

 

IT skills

• Very Good computer skills are required .
• Proficiency in the internet and search tools.
• Proficiency in MS office and the ability to use the software necessary for project management and reporting. (Excel and word are a must).

 

Personal Attributes

The incumbent must also demonstrate the following personal attributes:

• Demonstrate sensitivity to Islamic and humanitarian values, and commitment to Islamic Relief’s vision, mission, and values.
• Be honest and trustworthy.
• Be respectful and flexible.
• Possess cultural awareness and sensitivity and demonstrate sound work ethics.

 

Additional Requirements

• Residency in Istanbul is preferred due to the role’s operational requirements.

 

Not: Applications will be reviewed on a rolling basis, and the positions may close once suitable candidates have been identified. Therefore, we strongly encourage interested candidates to submit their applications as soon as possible.