Ofis ve İdari Süreçler Asistanı

İş Unvanı: Ofis ve İdari Süreçler Asistanı

Raporlama Yaptığı Pozisyon: Ülke Direktörü

Çalışma Yeri: İstanbul / Ofis

Son Başvuru Tarihi: 05.04.2026

İş Tanımı: Greenpeace Türkiye ofisinin genel idari, lojistik ve operasyonel süreçlerini bütünleşik bir yaklaşımla koordine etmek, ofis içi iletişimi düzenlemek ve üretken yapay zeka araçlarıyla iş süreçlerine verimlilik katmak.

A. Ofis Yönetimi ve Lojistik

• Hizmet sağlayıcılar, taşeronlar ve bina yönetimi ile idari süreçleri ve iletişimi koordine etmek.
• Ofis malzemelerinin ve çalışanların ergonomik ihtiyaçlarının stok takibini gerçekleştirmek.
• Ofis faturaları, ruhsat ve sigorta gibi rutin idari ödemelerin takibini yapmak ve muhasebe birimine iletmek.

B. Yönetim ve Etkinlik Desteği

• Ülke Direktörü’nün günlük işlerine, sunum ve toplantı hazırlıklarına destek olmak.
• Yönetim Kurulu toplantılarını asiste etmek, tutanak tutmak ve idari yazışmaları yürütmek.
• Departmanların saha etkinlikleri, seyahat, konaklama ve toplantı lojistiğini organize etmek.
• Destekçi veri tabanını güncel tutmak ve bilgi akışını sağlamak.

C. İK ve Dijital Arşiv Süreçleri

• İşe alım ilanlarını yayınlamak, mülakatları organize etmek ve referans/işe giriş evraklarını takip etmek.
• Özlük dosyalarını, izin ve tatil takvimlerini düzenleyerek İK sistemini güncel tutmak.
• Evrak trafiğini, kargo süreçlerini ve kurumun dijital bilgi yönetim/arşivleme (Drive vb.) sistemlerini yönetmek.

Aranan Nitelikler

• Yabancı Dil: İleri seviyede İngilizce okuma, yazma ve konuşma.
• Eğitim: İlgili lisans programlarından mezun.
• Deneyim: Tercihen 1 yılı STK’larda olmak üzere toplam 2 yıl ilgili alan deneyimi.

Gerekli Beceri ve Yetenekler

• Dijital ofis programlarına (MS Office, Google Workspace, Asana vb.) ve üretken yapay zeka araçlarına hakimiyet.
• Toplantı asistanlığı, etkinlik lojistiği ve dijital dosyalama/arşivleme konularında pratiklik.
• Temel İK, satın alma ve muhasebe evrak akışı mantığı hakkında bilgi sahibi olmak.
• Gelişmiş problem çözme, detaylara özen gösterme ve zaman yönetimi becerisi.
• İletişime açık, öğrenme hevesine sahip ve takım çalışmasına yatkın olmak.
• İklim, çevre konularına ve STK çalışmalarına derin bir ilgi duymak.

Başvuru Süreci Adayların, CV’lerini [email protected] mail adresine konu kısmına ilan başlığını yazarak iletmeleri gerekmektedir. CV’lerin adayın adı soyadı yazacak şekilde adlandırılması ve başvuru sırasında bu ilanı nereden gördüklerini mailde bildirmeleri gerekmektedir. Sadece ilk elemeyi geçen adaylarla iletişim kurulacaktır.