Yönetici Asistanı-Executive Assistant

Yönetici Asistanı İş Tanımı

Pozisyon Unvanı: Yönetici Asistanı

Lokasyon: İstanbul, Türkiye

 

Pozisyon Özeti

Yönetici Asistanı; IR Türkiye YK Başkanı’na kapsamlı idari, koordinasyon ve dokümantasyon desteği sağlar; aynı zamanda Kurumun organizasyonel, lojistik ve dokümantasyon süreçlerini destekler.

Bu rol; takvim yönetimi, toplantı koordinasyonu, dokümantasyon, yazışmalar ve takip süreçlerine odaklanır.

 

Pozisyonun Amacı

YK Başkanı ve yönetim organlarının etkin şekilde desteklenmesini sağlamak; idari süreçlerin, toplantıların, dokümantasyonun ve kurum içi koordinasyonun zamanında, doğru ve verimli biçimde yürütülmesini temin etmek.

 

Temel Görev ve Sorumluluklar

Yönetici Destek ve Koordinasyon

• Yönetim Kurulu Başkanı’na takvim yönetimi, toplantı planlama, seyahat organizasyonu ve yazışmaların yürütülmesi dâhil olmak üzere idari destek sağlamak.
• Gelen ve giden yazışmaları resmî yazışma usul ve protokollerine uygun şekilde yönetmek.
• Dış paydaşlarla yapılacak resmî yazışmaları hazırlamak; iletilen dokümanların hazırlanması ve takibini desteklemek.
• İç ve dış kullanıma yönelik doküman, sunum ve raporları hazırlamak, düzenlemek ve formatlamak; doğruluk ve kurumsal standartlara uygunluğu sağlamak.
• Gizli ve hassas bilgileri yüksek düzeyde gizlilik ve profesyonellik ile yönetmek.

 

Yönetim Kurulu ve Mütevelli Heyeti Desteği

• Yönetim Kurulu (YK) ve Mütevelli Heyeti (MH) toplantıları için idari ve lojistik destek sağlamak.
• Toplantı gündemlerini, katılım listelerini ve gerekli destekleyici dokümanları hazırlamak.
• Toplantı tutanaklarını almak; karar ve aksiyon maddelerinin doğru şekilde kayda geçirilmesini sağlamak.
• Verilen talimatlar doğrultusunda aksiyon maddelerinin takibini ve raporlanmasını desteklemek.
• Yönetim organlarına ait dokümanları, iç prosedürler ve yürürlükteki mevzuata uygun şekilde düzenlemek, dosyalamak ve arşivlemek.

 

Dokümantasyon ve Ofis Desteği

• Fiziksel ve dijital dosyalama sistemlerini düzenli şekilde sürdürmek.
• Doküman dolaşımını, kurum içi imza gerektiren onay süreçlerini ve kayıt düzenini yöneticiyle birlikte koordine etmek.
• Bilgi güvenliği ve arşivleme süreçlerine destek olmak.
• Telefon trafiğini ve ziyaretçi koordinasyonunu yönetmek.
• Fotokopi, tarama ve evrak işlemleri gibi genel ofis görevlerini yerine getirmek.
• Yönetim tarafından verilen diğer idari görevleri yerine getirmek.

 

Aday Profili

Deneyim

• Yönetici asistanlığı, idari destek veya benzer bir pozisyonda deneyim tercih sebebidir.
• Sivil toplum kuruluşları, vakıflar veya kâr amacı gütmeyen kuruluşlarda çalışma deneyimi avantajdır.

Yetkinlikler

• Güçlü organizasyon ve çoklu görev yönetimi becerileri.
• Detaylara yüksek dikkat ve gizlilik konusunda güçlü hassasiyet.
• İşleri önceliklendirme ve birden fazla görevi etkin şekilde yönetebilme yetkinliği.
• Süreç geliştirmeye odaklı problem çözme yaklaşımı.
• Açık, profesyonel yazılı ve sözlü iletişim becerileri.
• Güçlü yazılı ve sözlü iletişim yeteneği
• Yüksek gizlilik, sadakat ve temsil bilinci

Eğitim

• Ön lisans veya lisans mezuniyeti.
• Türkçe dilinde ileri düzeyde yetkinlik, tercihen iyi düzeyde İngilizce çalışma

Bilgi Teknolojileri

• Microsoft Office uygulamalarına, özellikle Word, Excel ve Teams’e hâkimiyet.

Ek Gereklilikler

• Bu pozisyon yalnızca Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan adaylara açıktır. Islamic Relief Türkiye, herhangi bir şekilde çalışma ya da oturma izni desteği sağlamamaktadır.
• Pozisyonun operasyonel gereklilikleri nedeniyle İstanbul’da ikamet etmek tercih edilir.

Not: Başvurular sürekli değerlendirme yöntemiyle incelenecek olup, uygun aday bulunması durumunda pozisyon erken kapanabilir. Bu nedenle, ilgilenen adayların başvurularını en kısa sürede yapmaları önemle tavsiye edilir.

---

 

Executive Assistant

Job Description

Job Title: Executive Assistant

Location: Istanbul, Türkiye

 

Position Overview

The Executive Assistant provides comprehensive administrative, coordination, and documentation support to the IR Türkiye CEO and supports the organizational, logistical, and documentation processes of the Organization

The role focuses on calendar management, meeting coordination, documentation, correspondence, and follow-up.

 

Job Purpose

To support the CEO and governing bodies by ensuring that administrative processes, meetings, documentation, and internal coordination are carried out efficiently, accurately, and on time.

 

Key Responsibilities

Executive and Administrative Support

• Provide administrative support to the CEO, including calendar management, meeting scheduling, travel arrangements, and correspondence handling.
• Manage incoming and outgoing correspondence in line with formal protocols.
• Draft official written correspondence with external parties and support the preparation, follow-up of the documents provided.
• Prepare, edit, and format documents, presentations, and reports for internal and external use, ensuring accuracy and compliance with organizational standards.
• Handle confidential and sensitive information with discretion and professionalism.

 

Support to Board of Directors (BoD) and Board of Trustees (BoT)

• Provide administrative and logistical support for BoD and BoT meetings.
• Prepare meeting agendas, attendance lists, and required supporting documents.
• Take meeting minutes and ensure decisions and action points are accurately recorded.
• Support the follow-up and tracking of assigned action items as instructed.
• Organize, file, and archive board documents in accordance with internal procedures and applicable legal requirements.

Documentation, Coordination, and Office Support

• Maintain organized filing systems, both physical and digital.
• Coordinate document circulation, internal approvals, and record keeping.
• Support information security and archiving processes.
• Manage telephone communication and visitor coordination when required.
• Perform general office duties such as photocopying, scanning, and document handling.
• Carry out other administrative duties assigned by management.

 

Candidate Profile

Experience

• Previous experience in executive assistance, administrative support, or a similar role is preferred.
• Experience working in NGOs, foundations, or non-profit organizations is an advantage.

Skills

• Strong organizational and multitasking skills.
• High attention to detail and strong commitment to confidentiality.
• Ability to prioritize tasks and manage multiple assignments effectively.
• Problem-solving mindset with a focus on process improvement.
• Clear and professional written and verbal communication skills.
• Excellent Turkish and good working knowledge of English.

Education

• Associate or Bachelor’s degree.

IT Skills

• Proficient in Microsoft Office applications, particularly Word, Excel, and Teams.

 

Additional Requirements

• This position is open exclusively to citizens of the Republic of Türkiye. Islamic Relief Türkiye does not provide support for work or residence permits.

• Residency in Istanbul is preferred due to the role’s operational requirements.

Not: Applications will be reviewed on a rolling basis, and the positions may close once suitable candidates have been identified. Therefore, we strongly encourage interested candidates to submit their applications as soon as possible.